Google Agenda: como usar essa ferramenta na sua empresa?

Que tal começar os trabalhos em 2023 com tudo em ordem? Isso é possível com o Google Agenda, uma ferramenta prática e simples de usar.

O Google Agenda é uma poderosa aplicação de organização de rotina que dá para acompanhar no smartphone e te fará nunca mais esquecer daquela reunião que você marcou.

Além disso, essa aplicação também é uma importante aliada na organização de times remotos e híbridos, uma vez que é possível visualizar a agenda compartilhada de todos os colaboradores.

Para saber mais sobre todas as funcionalidades do Google Agenda e começar a utilizar agora mesmo na sua rotina, continue lendo este artigo!

O que é o Google Agenda?

O Google Agenda é um aplicativo de agendamento e gerenciamento de tempo que permite organizar suas tarefas diárias, marcar compromissos urgentes e receber lembretes dos eventos que você deve participar.

Se tudo o que você deseja é um calendário simples para acompanhar seus eventos, você pode contar com o Google Agenda.

Aprender como adicionar eventos ou alternar da visualização semanal padrão para a visualização mensal ou diária é super intuitivo.

Até mesmo convidar outros contatos ou adicionar uma videoconferência do Google Meet é bastante simples.

Dessa forma, não é difícil entender porque tantas empresas adotaram a agenda do Google como uma ferramenta de organização, sobretudo no trabalho remoto e híbrido.

Por que adotar o Google Agenda na sua empresa?

No ambiente corporativo, é bastante comum que as urgências do dia acabem tirando o foco das atividades de rotina.

São reuniões de emergência, calls com clientes, além do acompanhamento das atividades diárias.

Como você gerencia tudo isso?

Ter um calendário atualizado é a maneira mais fácil de gerenciar sua agenda lotada e atividades diárias e ainda garantir que os seus colaboradores organizem melhor o tempo e possam se planejar antes das reuniões importantes.

E o Google Agenda pode ser um ótimo aliado da organização do seu negócio.

Confira a seguir as principais vantagens da aplicação para empresas como a sua:

É prático

Você pode acessar a agenda do Google através do seu smartphone e não terá que se preocupar com calendários na parede.

Fácil de atualizar

Sempre que precisar marcar algum compromisso ou atividade, você pode facilmente inserir no calendário e será lembrado através de um e-mail perto da hora do evento. Se a atividade envolver outras pessoas, posso convidá-las para o evento na hora.

Envia lembretes

Os horários padrão para lembretes do Google Agenda são de 30 minutos ou 10 minutos antes do seu compromisso. No entanto, você pode alterá-los para atender às suas necessidades específicas. Essa função vai te ajudar a não perder compromissos mesmo que você perca a noção de tempo.

É compatível com a maioria dos dispositivos

Não importa se você está no computador, no telefone ou no relógio. É possível verificar a agenda e planejar novos eventos para o futuro. Tudo que você precisa é uma conta do Google.

Organização de eventos por cores

Se você é daquelas pessoas que ama organização, então vai gostar de saber que no Google Agenda é possível categorizar eventos por cores e personalizar do jeito que você quiser. No ambiente corporativo, vale padronizar para que todos possam saber que eventos em vermelho são urgentes, por exemplo.

Lista de Tarefas

Além do agendamento de eventos públicos e privados o Google Agenda oferece ainda um recurso para a criação de listas de tarefas paralelas. É possível compartilhar essa lista com outros colaboradores e todos os envolvidos poderão acompanhar o andamento das tarefas através do app.

Anexe documentos

Em vez de digitar uma descrição imensa, crie apenas alguns tópicos sobre a reunião e insira um documento em anexo para que as pessoas interessadas visualizem. Dessa forma, você evita longas apresentações e explicações no início da reunião.

É uma ótima ferramenta para usar para conciliar horários

Quase todo mundo tem uma conta do Google. Isso facilita o compartilhamento de seus eventos com outras pessoas e a coordenação de agendas. Existe até um recurso em que você pode enviar sua agenda para outras pessoas e, em seguida, elas podem planejar um horário para se encontrar com você que funcione para ambos.

Definição de um horário de trabalho

Com o Google Agenda, você pode configurar um horário disponível para trabalho. Dessa forma, não será possível marcar reuniões fora desse horário. Você pode ter calendários públicos e permitir que clientes ou fornecedores agendem uma reunião de acordo com sua conveniência.

Perfeita para clientes do Google Workspace

Se você já utiliza o Google Workspace no seu negócio, então o Google Agenda se torna uma ferramenta obrigatória para gerenciar as atividades do seu trabalho.

É fácil ver o ícone da aplicação na barra lateral do Gmail, por exemplo, ou convidar seus contatos do Google para um evento.

Os usuários do Google Workspace podem acessar ainda vários recursos relacionados ao trabalho, incluindo muitos destinados especificamente a equipes remotas ou híbridas.

Assim, se você está procurando um calendário para coordenar uma equipe profissional, o Google Agenda realmente deve ser isso.

Como criar uma conta no Google Agenda?

Para criar uma conta no Google Agenda, vá para a caixa de pesquisa do Google e digite Gmail.

Clique no ícone do Gmail e selecione “Criar uma conta”.

Após inserir as informações pessoais necessárias, você receberá uma mensagem de boas-vindas à comunidade do Google.

Faça login na sua conta do Google, clique no ícone “Google Apps” no canto direito da página do Google e clique em “Calendário”.

Se você deseja utilizar a agenda no telefone, deve baixá-la do Google Apps e trabalhar com ela como um aplicativo independente, assim como o Google Meeting, por exemplo.

Comece a usar o Google Agenda agora!

A melhor parte do Google Workspace é que ele possui todas as ferramentas de escritório essenciais que os proprietários de pequenas empresas precisam para trabalhar em qualquer lugar.

O Google Agenda é apenas uma delas!

Como vimos ao longo deste artigo, o app é uma excelente ferramenta para proprietários de pequenas empresas gerenciarem melhor seu tempo, carga de trabalho e reuniões.

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